Koronaviruset: Anbefalte krisehåndteringstiltak for bedriftsledelsen
De svært inngripende smittevernstiltakene som er iverksatt grunnet koronaviruset har skapt store utfordringer for norsk næringsliv, både i form av interne forhold som pålagt driftsstans eller ansatte i karantene, eller ytre forhold som store forsinkelser av leveranser eller manglende ordretilfang.
I disse usikre og krevende tider er det viktig at aksjeselskapets ledelse er særlig oppmerksom på aktsomhetspliktene etter loven, og har en proaktiv og gjennomtenkt tilnærming til krisen etter hvert som den utvikler seg.
Alle tiltak må tilpasses den enkelte virksomhet, da det vil være store variasjoner med henblikk på bransje, bedriftens eksponering mot smittevernstiltak og situasjonen slik den er på beslutningstidspunktet.
Møtevirksomhet i ledelsen
Styret må sørge for at det har et godt nok beslutningsgrunnlag før det tar beslutninger. Så fremt en beslutning bygget på et velbegrunnet og forsvarlig grunnlag, er det ikke ansvarsbetingende om den senere viser seg å være feil. I alle tilfelle er det viktig at styret og daglig leder ikke foretar forhastede, ubegrunnede og dårlig dokumenterte avgjørelser. Trås det feil her, kan styret og daglig leder eksponeres for risiko for personlig ansvar. Ved tvil rundt dette er det fornuftig å innhente juridisk rådgivning.
Vurder å avholde styremøter elektronisk, gjennom for eksempel videokonferanse eller telefon. Hyppigheten på møtene bør tilpasses den rådende situasjonen. Styret må selv vurdere hvor ofte de har behov for rapporter fra daglig leder for å kunne følge virksomheten med tilstrekkelig aktsomhet. Merk at det bør stilles strengere krav til saksdokumentasjonen når møteformen er mer uformell.
Generalforsamlinger bør vurderes avholdt etter reglene om forenklet generalforsamling etter asl. § 5-7. Så fremt ingen aksjonærer motsetter seg behandlingsformen, kan hele generalforsamlingen avholdes uten fysisk møte, for eksempel gjennom videokonferanse, telefon eller sirkulasjon av dokumenter per e-post. Alternativt kan aksjonærene delta på en generalforsamling avholdt som møte gjennom elektroniske hjelpemidler etter reglene i asl. § 5-11b.
Ansatte
Ansatte som er i risikogrupper for koronaviruset bør om nødvendig pålegges hjemmekontor. Hvis dette ikke er mulig, bør en av helseårsaker vurdere andre tiltak, i ytterste konsekvens fritak fra arbeidsplikt.
Vurder permitteringer av ansatte dersom driftsstans eller driftsinnskrenkninger som følge av koronaviruset gjør det nødvendig.
Hold ansatte løpende orientert gjennom intranett, telefon, eller andre digitale plattformer, og ha en generelt åpen dialog rundt virksomhetens situasjon.
Besørg at de ansatte som kan utføre arbeid fra hjemmekontor har det nødvendige utstyr.
Operasjonelt og finansielt
Identifiser de kritiske elementene i virksomhetens produksjon, og hva som må til for å besørge opprettholdelsen av denne.
Beredskapsplan for krisen bør holdes jevnlig oppdatert, med planer for tilfeller med bortfall av arbeidskraft, leveranser eller andre produksjonsfaktorer.
Vurder om deler av driften kan legges om for å avhjelpe utfordringer som følge av bortfalt marked eller om tilpasning til alternative markeder er mulig.
Gjennomgå virksomhetens forsikringsdekning.
Gjennomgå inngåtte kontrakter for å kartlegge rettigheter og plikter mellom bedriften og aktuelle motparter i lys av mulig forhindret produksjon eller leveranse som følge av koronaviruset. Ordlyden i eventuelle «force majeure»-klausuler kan få betydning, for eksempel ved fremsettelse av krav om fristforlengelse.
Få oversikt over kundeforhold hvor risikoen for betalingsproblemer eller oppbud kan være forhøyet som følge av koronakrisen.
Det bør opprettes tett kontakt med kundebehandler i selskapets bank, slik at de får beskjed tidlig ved for eksempel høynet risiko for mislighold av lånevilkår, behov for kortsiktige lån eller avdragsfrihet på eksisterende.
Det bør opprettes kontakt med leverandører som anses for å være viktige for bedriftens produksjon, for å tidlig avdekke om det er fare for forsinkede eller forhindrede leveranser. Alternativer bør utredes.
Alle tiltak som iverksettes må vurderes i henhold til oppfyllelse av kontraktsforpliktelser og hvilken risiko tiltaket kan innebære for disse. Dette må avveies mot myndighetenes til enhver tid rådende anbefalinger forankret i smittevernstiltak. Det kan være forbundet med særlig risiko å gjøre avvik fra disse.
Hvis en kontraktspart misligholder forpliktelser, kan det være grunn til å gå til rettslige skritt. Det anbefales å innhente juridisk veiledning tidlig.
Oversikt over ekstraordinære statlige hjelpetiltak for bedriftene
Stortinget har annonsert følgende tiltak til hjelp for næringslivet. Reglene trådte i kraft 20.03.2020
Utsettelse av innbetaling av merverdiavgift som forfaller 15. april 2020.
Utsettelse av innbetaling av den andre terminen for forskuddsskatt for selskaper som forfaller 20 april 2020.
Utsettelse av innbetaling av arbeidsgiveravgift som forfaller 15. mai 2020.
Redusere lav momssats fra 15 til 8 prosent. Dette er en midlertidig ordning inntil videre. Endringen trer i kraft fra og med 1. januar 2020 slik at deler av momsen vil bli tilbakeført.
Arbeidsgiverperioden for permittering redusert til 2 dager, og koronavirus-relaterte permitteringer kan varsles med 2 dagers frist.
Arbeidsgiverperioden for sykepenger reduseres til 3 dager.
Arbeidsgiverperioden for omsorgspenger reduseres til 3 dager.
Det vil bli etablert statlig lånegaranti for alle berørte bransjer, antatt ment for opptak av kun nye lån for små og mellomstore bedrifter.
_ _ _
Skaun Advokatfirma kan bistå din bedrift dersom det oppstår spørsmål eller behov for rådgivning vedrørende disse og andre problemstillinger i tilknytning til den ekstraordinære situasjonen koronaviruset har medført.
Både vurderinger av arbeids- og selskapsrettslige tiltak, og gjennomgang av bedriftens kontraktsforpliktelser kan være komplisert, og det kan lønne seg å innhente juridisk rådgivning på et tidlig tidspunkt.
Vi bistår bedrifter over hele landet, med rådgivning, forhandlinger og ved tvisteløsning.
Ved spørsmål eller ønske om bistand, kontakt:
Anders Stub Søtorp
Advokat/managing partner
+47 920 32 414
as@skaunadvokat.no
Martin Hartveit Grøttland
Advokatfullmektig
+47 900 84 045
mhg@skaunadvokat.no